Introductie van het BelDoc Notary Dashboard: beheer vennootschapsoprichtingen op één plek

BelDoc breidt zijn digitale platform voor vennootschapsoprichtingen in België uit met een nieuwe werkomgeving die specifiek voor notarissen is ontwikkeld.

Het BelDoc Notary Dashboard stelt Belgische notarissen en notariskantoren in staat om aanvragen voor de oprichting van vennootschappen te ontvangen, te controleren en te beheren binnen één gestructureerde digitale omgeving.

In plaats van oprichtingsdossiers te coördineren via e-mails, bijlagen en afzonderlijke communicatie met oprichters en hun adviseurs, kunnen notarissen het proces voortaan in BelDoc beheren, van de ontvangst van een gestructureerde aanvraag tot de voltooiing van de oprichting en de overdracht van de vennootschapsgegevens aan het Ondernemingsloket.

Eén dashboard voor aanvragen tot oprichting van vennootschappen

Het Notary Dashboard biedt notarissen één overzicht van de oprichtingsaanvragen die aan hen of aan hun kantoor zijn toegewezen.

Vanuit het dashboard kan een notaris:

• alle oprichtingsaanvragen op één plek bekijken,

• aanvragen zoeken op vennootschapsnaam of aanvraagnummer,

• dossiers opvolgen op basis van hun status, waaronder nieuw, in behandeling en afgerond,

• gegevens over de vennootschap, oprichters en aanvraag raadplegen,

• gegenereerde oprichtingsdocumenten controleren,

• ontbrekende informatie of correcties opvragen,

• een aanvraag indien nodig terugsturen voor aanpassing,

• openstaande acties opvolgen,

• herinneringen ontvangen wanneer actie vereist is.

BelDoc Incoming Messages met meldingen en statusupdates voor aanvragen voor de oprichting van vennootschappen.

Zo krijgt het notariskantoor een gestructureerd overzicht van elk oprichtingsdossier en wordt de administratieve werklast voor het verzamelen en coördineren van informatie via afzonderlijke kanalen verminderd.

Ontvang gestructureerde aanvragen van cliënten en hun adviseurs

Aanvragen hoeven niet noodzakelijk uitsluitend door de oprichter zelf te worden voorbereid.

Een oprichter kan rechtstreeks in BelDoc een oprichtingsaanvraag voorbereiden of een andere bevoegde persoon, zoals een accountant, advocaat of bedrijfsadviseur, kan dit namens de oprichter doen.

Voordat de aanvraag bij de notaris terechtkomt, helpt BelDoc om de vereiste informatie in één dossier te verzamelen en te structureren.

Elke oprichter en medeoprichter moet zijn of haar deelname bevestigen en de vereiste identiteitsverificatie voltooien voordat de definitieve aanvraag voor notariële verwerking wordt ingediend.

Wanneer de aanvraag bij de notaris aankomt, kan het dossier het volgende bevatten:

• gestructureerde vennootschapsgegevens;

• gegevens van oprichters en medeoprichters;

• voltooide identiteitscontroles;

• de gegenereerde PDF van de oprichtingsaanvraag;

• het financieel plan en de bankrekeninggegevens, indien beschikbaar.

  
  

De notaris kan daardoor meteen aan de slag met een gestructureerd oprichtingsdossier, in plaats van de zaak te moeten reconstrueren aan de hand van verschillende e-mails, berichten en bijlagen.

De notaris blijft verantwoordelijk voor de professionele en juridische controle van de oprichting, waaronder de vennootschapsgegevens, de maatschappelijke zetel, de relevante NACE-codes, de identificatiegegevens van de oprichters, de vereiste documenten en de juridische geldigheid van het oprichtingsdossier.

BelDoc vervangt het professionele oordeel van de notaris niet. Het vereenvoudigt het operationele werk rond het verzamelen, structureren en coördineren van de informatie die voor de oprichting nodig is.

Maak een oprichtingsaanvraag aan voor een cliënt

Het Notary Dashboard is niet beperkt tot het ontvangen van aanvragen.

Een notaris kan ook rechtstreeks in BelDoc een oprichting starten namens een cliënt.

De notaris kan:

• een nieuwe oprichtingsaanvraag aanmaken;

• de eerste gegevens over de vennootschap en de oprichters invoeren;

• oprichters en medeoprichters uitnodigen voor de aanvraag;

• aanvullende informatie en documenten verzamelen;

• oprichters vragen hun deelname te bevestigen en de identiteitsverificatie te voltooien;

• het financieel plan toevoegen zodra dit beschikbaar is;

• de voltooide aanvraag toewijzen aan het eigen notariskantoor of aan een andere notaris.

  
  

Hierdoor is BelDoc zowel nuttig wanneer een cliënt met een reeds voorbereide aanvraag komt als wanneer het notariskantoor het oprichtingsproces vanaf het begin beheert.

Een gedeelde werkomgeving voor het notariskantoor

Het Notary Dashboard kan ook worden gebruikt als gedeelde werkomgeving voor het notariële team.Een notariskantoor kan zich registreren met een centraal kantooraccount, zodat bevoegde collega's toegang krijgen tot de aanvragen die het kantoor ontvangt.

BelDoc Notary Dashboard met de oprichtingsaanvragen die aan een notaris zijn toegewezen en hun huidige status

Het team kan op één plek de gegevens van de cliënt en de vennootschap, de huidige status van de aanvraag, ontbrekende informatie, openstaande acties en oprichtingsdocumenten bekijken. Zo beschikt het kantoor over een eenvoudige manier om oprichtingsdossiers intern te coördineren en tegelijkertijd de bestaande werkprocedures te blijven volgen.

Van oprichting naar het Ondernemingsloket

BelDoc vereenvoudigt ook de volgende stap nadat de vennootschap is opgericht.

Zodra de notaris de oprichting heeft voltooid en de nieuwe rechtspersoon is geregistreerd, voert de notaris het KBO-nummer van de vennootschap in BelDoc in.

BelDoc kan vervolgens de relevante oprichtingsgegevens doorsturen naar het Ondernemingsloket, dat de rechtspersoon verder kan activeren en, indien van toepassing, de btw-registratie kan uitvoeren.

Dit betekent dat hetzelfde gestructureerde oprichtingsdossier kan worden gebruikt voor de volgende fase van het registratieproces, zonder dat de notaris dezelfde informatie opnieuw via een afzonderlijke workflow hoeft te versturen.

Wat betekent dit voor oprichters?

Oprichters hoeven niet het volledige administratieve proces zelf te beheren.

Ze kunnen een notaris, accountant, advocaat of een andere vertrouwde persoon vragen om de aanvraag namens hen voor te bereiden.

De oprichter hoeft alleen actief deel te nemen wanneer een persoonlijke bevestiging of identiteitsverificatie vereist is en wanneer aanvullende informatie moet worden verstrekt.

Oprichters profiteren van:

• een duidelijker proces voor de registratie van hun vennootschap;

• één gedeelde digitale aanvraag;

• transparante verantwoordelijkheden en volgende stappen;

• minder herhaalde verzoeken om dezelfde informatie;

• eenvoudigere samenwerking met hun accountant, advocaat en notaris;

• snellere overdracht van het voltooide dossier aan de behandelende notaris;

• ondersteuning door de teams van BelDoc voor het beheer en de ondersteuning van oprichtingen.

  
  

Hoe Belgische notarissen het Notary Dashboard kunnen gebruiken

Registratie bij BelDoc is gratis.

Belgische notarissen kunnen een BelDoc-account aanmaken en krijgen, zodra hun professionele status is geverifieerd, toegang tot het Notary Dashboard.

Met één account kan een notaris:

• oprichtingsaanvragen ontvangen;

• aanvragen voor cliënten aanmaken;

• samenwerken met oprichters en hun adviseurs;

• oprichtingsdossiers beheren en toewijzen;

• aanvragen gedurende het volledige oprichtingsproces opvolgen.

Het BelDoc-team kan notariskantoren ook ondersteunen tijdens de onboarding en bij hun eerste aanvragen.

Maak uw BelDoc-account aan en beheer aanvragen voor vennootschapsoprichtingen via één gestructureerde digitale werkomgeving.