Découvrez tableau de bord BelDoc pour les notaires : gérez les constitutions de sociétés depuis un seul espace

il y a 2 jours

5 min de lecture

BelDoc enrichit sa plateforme numérique de constitution de sociétés en Belgique avec un nouvel espace de travail spécialement conçu pour les notaires.

Le tableau de bord BelDoc pour les notaires permet aux notaires et études notariales belges de recevoir, vérifier et gérer les demandes de constitution de sociétés dans un environnement numérique structuré.

Au lieu de gérer les dossiers de constitution par e-mail, pièces jointes et échanges séparés avec les fondateurs et leurs conseillers, les notaires peuvent désormais centraliser le processus dans BelDoc : de la réception d’une demande structurée à la finalisation de la constitution et à la transmission des informations de l’entreprise au guichet d’entreprises.

Un tableau de bord unique pour les demandes de constitution de sociétés

Le tableau de bord permet aux notaires de consulter, dans une vue unique, les demandes de constitution qui leur sont attribuées ou qui sont attribuées à leur étude.

Depuis le tableau de bord, le notaire peut :

consulter toutes les demandes de constitution au même endroit ;
rechercher une demande par nom d’entreprise ou numéro de demande ;
suivre les dossiers selon leur statut, notamment nouveau, en cours et terminé ;
accéder aux informations relatives à l’entreprise, aux fondateurs et à la demande ;
vérifier les documents de constitution générés ;
demander des informations manquantes ou des corrections ;
renvoyer une demande pour révision si nécessaire ;
suivre les actions en attente ;
recevoir des rappels lorsqu’une action est requise.

Messages entrants de BelDoc affichant les notifications et les mises à jour du statut des demandes de constitution de sociétés

L’étude notariale dispose ainsi d’une vue structurée de chaque dossier de constitution, ce qui réduit le travail administratif lié à la collecte et à la coordination d’informations provenant de différents canaux.

Recevoir des demandes structurées de la part des clients et de leurs conseillers

Les demandes ne doivent pas nécessairement être préparées par le fondateur lui-même.

Un fondateur peut préparer directement une demande de constitution dans BelDoc. Une autre personne autorisée, comme un comptable, un avocat ou un conseiller d’entreprise, peut également la préparer en son nom.

Avant que la demande ne parvienne au notaire, BelDoc facilite la collecte et la structuration des informations requises dans un dossier unique.

Chaque fondateur et cofondateur doit confirmer sa participation et effectuer la vérification d’identité requise avant que la demande finale ne soit transmise au notaire pour traitement.

Lorsque la demande parvient au notaire, le dossier peut contenir :

les informations structurées sur l’entreprise ;
les informations relatives aux fondateurs et cofondateurs ;
les vérifications d’identité effectuées ;
le PDF généré de la demande de constitution ;
le plan financier et les informations relatives au compte bancaire, lorsqu’ils sont disponibles.

Le notaire peut ainsi commencer à travailler directement sur un dossier de constitution structuré, sans devoir reconstituer les informations à partir de multiples e-mails, messages et pièces jointes.

Le notaire reste responsable de l’examen professionnel et juridique de la constitution, notamment des informations relatives à l’entreprise, de l’adresse du siège social, des codes NACE pertinents, des données d’identification des fondateurs, des documents requis et de la validité juridique du dossier de constitution.

BelDoc ne remplace pas le jugement professionnel du notaire. La plateforme simplifie les tâches opérationnelles liées à la collecte, à la structuration et à la coordination des informations nécessaires à la constitution.

Créer une demande de constitution pour un client

Le tableau de bord ne se limite pas à la réception des demandes.

Un notaire peut également initier directement une constitution dans BelDoc pour le compte d’un client.

Le notaire peut :

créer une nouvelle demande de constitution ;
saisir les premières informations relatives à l’entreprise et aux fondateurs ;
inviter les fondateurs et cofondateurs à rejoindre la demande ;
recueillir des informations et documents complémentaires ;
demander aux fondateurs de confirmer leur participation et d’effectuer la vérification d’identité ;
ajouter le plan financier lorsqu’il est disponible ;
attribuer la demande finalisée à sa propre étude notariale ou à un autre notaire.

BelDoc peut ainsi être utilisé aussi bien lorsqu’un client se présente avec une demande déjà préparée que lorsque l’étude notariale prend en charge le processus de constitution dès le début.

Un espace de travail partagé pour l’étude notariale

Le tableau de bord peut également servir d’espace de travail partagé pour l’équipe de l’étude notariale.Une étude peut s’inscrire avec un compte central, permettant aux collaborateurs autorisés d’accéder aux demandes reçues par l’étude.

Tableau de bord des notaires BelDoc affichant les demandes de constitution de sociétés attribuées à un notaire ainsi que leur statut actuel

L’équipe peut consulter au même endroit les informations relatives au client et à l’entreprise, le statut actuel de la demande, les informations manquantes, les actions en attente et les documents de constitution.

L’étude dispose ainsi d’un outil simple pour coordonner les dossiers de constitution en interne, tout en conservant ses procédures de travail existantes.

De la constitution au guichet d’entreprises

BelDoc simplifie également l’étape suivante après la constitution de la société.

Une fois la constitution finalisée et la nouvelle personne morale enregistrée, le notaire saisit le numéro BCE/KBO de l’entreprise dans BelDoc.

BelDoc peut ensuite transmettre les informations pertinentes relatives à la constitution au guichet d’entreprises (ondernemingsloket), qui peut procéder à l’activation de la personne morale et, le cas échéant, à son identification à la TVA.

Le même dossier de constitution structuré peut ainsi être utilisé pour l’étape suivante du processus d’enregistrement de l’entreprise, sans que le notaire doive retransmettre les mêmes informations dans le cadre d’une procédure distincte.

Qu’est-ce que cela signifie pour les fondateurs ?

Les fondateurs ne sont pas tenus de gérer eux-mêmes l’ensemble des démarches administratives.

Ils peuvent demander à un notaire, un comptable, un avocat ou une autre personne de confiance de préparer la demande en leur nom.

Le fondateur doit intervenir uniquement lorsque sa confirmation personnelle ou la vérification de son identité est requise, ainsi que lorsque des informations complémentaires doivent être fournies.

Les fondateurs bénéficient ainsi :

d’un processus de constitution plus clair ;
d’une demande numérique partagée ;
d’une répartition transparente des responsabilités et des prochaines étapes ;
de moins de demandes répétées concernant les mêmes informations ;
d’une collaboration plus simple avec leur comptable, leur avocat et leur notaire ;
d’une transmission plus rapide du dossier finalisé au notaire chargé de la constitution ;
de l’accompagnement des équipes BelDoc chargées de la gestion des constitutions et du support.

Comment les notaires belges peuvent-ils commencer à utiliser le tableau de bord ?

L’inscription sur BelDoc est gratuite. Les notaires belges peuvent créer un compte BelDoc et, après vérification de leur statut professionnel, accéder au tableau de bord pour les notaires.

Avec un seul compte, un notaire peut :

recevoir des demandes de constitution ;
créer des demandes pour ses clients ;
collaborer avec les fondateurs et leurs conseillers ;
gérer et attribuer les dossiers de constitution ;
suivre les demandes tout au long du processus de constitution.

L’équipe BelDoc peut également accompagner les études notariales lors de leur intégration à la plateforme et du traitement de leurs premières demandes.

Créez votre compte BelDoc et gérez les demandes de constitution de sociétés depuis un espace numérique unique et structuré.